Angebotsabgabe, Öffnung und Preisvergleich
Beim Öffnen der einzelnen Angebote herrscht im System von vemap absolute Rechtssicherheit: Sämtliche Angebote stehen den Einkäufern erst ab dem Öffnungsdatum zur Verfügung. Softwarelösungen von vemap sorgen für Transparenz und dokumentieren jeden Schritt. Der Einkäufer erhält alle wesentlichen Infos in Echtzeit und ist stets auf dem Laufenden.
Perfekte Übersicht an der Ampel
Beim Öffnen der einzelnen Angebote herrscht im System von vemap absolute Rechtssicherheit: Sämtliche Angebote stehen den Einkäufern erst ab dem Öffnungsdatum zur Verfügung. Softwarelösungen von vemap sorgen für Transparenz und dokumentieren jeden Schritt. Der Einkäufer erhält alle wesentlichen Infos in Echtzeit und ist stets auf dem Laufenden. Er kann sich zwischenzeitlich einen Überblick darüber verschaffen, wann die Anbieter die Einladung zur Ausschreibung erhalten habenund wann die Ausschreibungsunterlagen vollständig herunter geladen wurden. Hier hilft dem Einkäufer das so genannte Ampelsystem – ein System, das sich über alle Module von vemap konsequent und schlüssig erstreckt. Die Bedeutung der Farben Rot, Gelb, Grün und Schwarz ist variabel und orientiert sich immer an der jeweiligen Überschrift. Im Falle von eAusschreibungen und der Angebotsseite gibt das Ampelsystem Aufschluss über das Feedback der Anbieter. So verrät im konkreten Fall z.B. eine rote Ampel, dass der Anbieter sich die Ausschreibungsunterlagen noch nicht angesehen hat. Eine gelbe Ampel, dass er sie sich bereits angesehen (dokumentiert mit Datum und Uhrzeit), aber noch kein Angebot abgegeben hat. Eine grüne Ampel signalisiert dem Einkäufer deutlich, dass der Anbieter bereits sein Angebot abgegeben hat. Im Falle einer schwarzen Ampel hat der Lieferant für diese Agabe abgesagt. Dies ist deshalb von Bedeutung, da der Einkäufer im Falle mehrerer Absagen rechtzeitig reagieren kann, um weitere Lieferanten einzuladen oder ausfindig zu machen.
An jenen Anbietern, die noch kein Angebot platziert haben, können Einkäufer an Ort und Stelle eine automatisch generierte Erinnerungs-E-Mail versenden, um sie auf das baldige Ende der Ausschreibung noch einmal aufmerksam zu machen.
Ab dem Öffnungsdatum
Ist das Öffnungsdatum erreicht, werden sämtliche Details der Angebote – in der Reihenfolge des Einlangens – für die berechtigten MitarbeiterInnen am Beschaffungsportal sichtbar. Auch hier stellt das Softwaremodul erneut sicher, dass das Procedere der Angebotsöffnung absolut rechtssicher abläuft und die Angebote nur in der Reihenfolge des Einlangens geöffnet werden können. Wurden sämtliche Angebote geöffnet, steht umgehend die Funktion Preisvergleich per Mausklick zur Verfügung. Zusätzlich können vemap-Kunden jetzt sämtliche Online-Formblätter einsehen und diese z.B. als PDF downloaden.
Das Öffnen der Angebote
Während der rechtskonformen Öffnung der Angebote erstellt das System im Hintergrund ganz automatisch ein so genanntes Öffnungsprotokoll, das präzise und gemäß des Bundesvergabegesetzes (idgF) Anbieter, Angebote, Angebotspreis, Reihenfolge, Formblätter etc. mit dokumentiert. Dieses automatisch generierte Öffnungsprotokoll kann anschließend per Mausklick an alle Anbieter verschickt werden.
Angebotsauswertungen
Preisvergleich per Mausklick
Nach der Öffnung der Angebote ist für den Beschaffer der Preisvergleich sichtbar. Auf einen Blick und automatisch ist er Preisvergleich ersichtlich, denn alle Angebote wurden am Beschaffungsportal im Leistungsverzeichnis eingetragen. Bieter haben das Leistungsverzeichnis entweder direkt am Portal, mit einem Excel oder mit einem ÖNorm-Datenträger ausgefüllt. Alle Preise und Bieterlücken werden direkt im System eingegeben, nur so sind Rechenfehler und fehlerhafte Angebote ausgeschlossen und ein Preisvergleich per Mausklick bis auf Positionsebene möglich. Ein mühsames Nachrechnen aller abgegebenen Angebote ist somit nicht mehr notwendig.
Der Preisvergleich und reiht das hinsichtlich Gesamtsumme oder Punkte beste Angebot an vorderster Stelle. Dem Einkäufer bieten sich automatisch alle prozentualen und absoluten Preisunterschiede zwischen den einzelnen Angeboten sowie eine genaue Übersicht, wie sich die Bestpreise der einzelnen Positionen verteilen.
„Cherry picking“
Im Preisvergleich wird auch das „theoretisch beste“ Angebot erstellt. Aus allen Angeboten und für jede einzelne Position wird der jeweils günstigste Preis („cherry picking“) ausgelesen und eine theoretische Bestpreissumme ermittelt.
Dieses automatische Generieren des Preisvergleichs unterschiedlichster Art (auch im Excel) stellt eine enorme Zeitersparnis für Unternehmen dar, da große Ausschreibungen oft eine Vielzahl an einzelnen Positionen für Produkte und Dienstleistungen aufweisen.