Schnittstellen und Archivierung

Ungeachtet der Softwaresysteme, die in Ihrem Unternehmen im Einsatz sind, mit unseren Lösungen wird automatisch ein durchgängiger Datenfluss und damit eine lückenlose Kommunikation zwischen den vorhandenen Systemen und dem Beschaffungsportal hergestellt. 

Schnittstellen sorgen für reibungslosen Datentransfer
Schnittstellen zwischen dem Beschaffungsportal, das wir unseren Kunden zur Verfügung stellen und dem ERP-System der Kunden gewährleisten eine Durchgängigkeit der Daten. Die Schnittstellen als direkte Verbindung zwischen zwei Softwaresystemen sorgen somit für einen verlustfreien Transfer aller Daten aus einem z.B. Warenwirtschaftssystem als csv-, xml-, Excel-Dateien etc. auf das Beschaffungsportal. Daten, die im Anschluss direkt am Beschaffungsportal - sofern notwendig - problemlos bearbeitet, ergänzt oder weitergeleitet werden können. Für SAP-User steht hierfür auch die OCI-, für nonSAP-User die openTRANS-Schnittstelle bereit. Je nach Anforderung der  Kunden können auch individuelle Schnittstellen programmiert werden.

Schnittstellen in Ihr ERP-System
Ob für die Übernahme oder den Abgleich von Kreditorendaten und eigenen Userdaten für Verwalter und Besteller, oder den automatisierten Datenaustausch bei Vergabeverfahren, Sie können z. B. Daten einer Bestellanforderung (BANF) auf das Beschaffungsportal übertragen. Anschließend kann die Anfrage oder das Verfahren elektronisch abgewickelt und danach eine Bestellung mit den Daten des Lieferanten und Preisen seines Angebots, durch eine automatisch generierte Bestellung (oder aktualisierte BANF), wieder in Ihr ERP-System übertragen werden.

Darstellung am Beispiel SAP:

Beispiele für Schnittstellen:

• Eigenes Archiv/Dokumentenmanagement
• Bestellungen (ORDER)
• Infosätze/Materialstammdaten (INFREC)
• Wareneingänge
• Lieferantenstammdaten
• Bestellanforderungen (BANF)
• Ausgaben (Kreditorenbuchhaltung,..)
• Materialwirtschaftsdaten (Lagerbewegungen,..)

Revisionssichere Archivierung 

Ist ein Vergabeverfahren abgeschlossen, kann man dieses direkt am Beschaffungsportal archivieren. Im Archiv werden alle Verfahren gespeichert und können nach diversen Suchkriterien gefiltert werden. Alle Ansichten und Funktionen, wie z.B. das Kopieren eines Verfahrens, bleiben erhalten. Zusätzlich generieren wir aus allen HTML-Seiten ein PDF, auch aus dem Online-Leistungsverzeichnis und allen versendeten E-Mails. Weiters kann man sich mit einem Klick ein Zip-File mit sämtlichen Bestandteilen und Dokumentationen des Vergabeverfahrens herunterladen und abspeichern. Dieses Zip-File kann einerseits für Nachprüfungsverfahren verwendet werden, andererseits kann es über eine eingerichtete Schnittstelle automatisch mit der Archivierung am Beschaffungsportal an ein eigenes, internes Archivierungssystem übertragen werden. Die Daten liegen also auch auf Ihren Systemen!