Ausgabenplanung

Stammdatenmanagement

Eine wichtige Voraussetzung für effiziente Geschäftsabläufe ist der Zugriff auf konsistente Informationen. Die Erstellung aussagefähiger Berichte erweist sich als schwierig, wenn erforderliche Analysedaten in verteilten Systemen gespeichert und unterschiedlich bezeichnet sind. vemap schafft saubere Daten.

Die drei Säulen des Stammdatenmanagements

Datenerfassung
Mit der Datenerfassung schafft man ein wichtiges Fundament für Analysen, Planungen und Strategien. Da alleine kaufmännische Daten enormes Potential bergen, legen wir großen Wert auf das Erfassen sämtlicher relevanter Informationen. Dazu gehören essentielle Daten über die Unternehmensorganisation, Budgets, Kontenpläne, Lagerstruktur, Kosten der Bestellvorgänge, Vertragsarten, etc.

Datenkategorisierung
Die erfassten Daten bzw. Ausgaben werden konkreten Kategorien zugeordnet. 
Im Zuge einer Kategorisierung der erfassten Informationen und Daten werden die Ausgaben konkreten Kategorien wie z.B. Materialarten und –gruppen, Einkaufsgruppen und –feldern oder Lieferanten- und Länderkategorien zugewiesen. Wir nutzen hier ein eigens entwickeltes Softwaremodul, das diese Zuordnungen einfach und elektronisch durchführt und die Basis für eine anschließende Datenharmonisierung bildet.

Datenharmonisierung
Heterogene Unternehmensdaten aus z.B. unterschiedlichen Systemen werden vereinheitlicht („harmonisiert“). 
Daten in Unternehmen sind häufig heterogen und schwer zu bearbeiten, da sie aus verschiedenen ERP-Systemen stammen und/oder mit unterschiedlichen Nummern und Bezeichnungen versehen sind. Die Transparenz und Homogenität sämtlicher Daten stellt jedoch eine wertvolle Grundlage für eine profunde und ganzheitliche proaktive Ausgabenplanung dar. Saubere, einheitliche und einfach zu handhabende Daten leisten dem Erfolg eines Unternehmens Vorschub. Auch hierfür arbeiten wir mit einer Softwarelösung, die eine Harmonisierung und Zusammenfassung der Daten sicherstellt.

Analysen und Potentiale

Die Potentialanalyse
Nach der Bereitstellung einer profunden Datenbasis durch Erfassung, Kategorisierung und Harmonisierung aller relevanten Informationen, gilt es, das vorhandene Datenmaterial auf sein Potential zu analysieren. Die Maxime: „Bewertbar ist nur, was auch analysiert werden kann.“
Auswertungen in wenigen Tagen
Wir setzen für die Potentialanalyse ein leistungsstarkes elektronisches Softwaretool ein, das in zwei bis fünf Tagen – je nach Unternehmensgröße und Verfügbarkeit der Informationen – alle relevanten Parameter nach individuellen Kriterien filtert und sichtbar macht. Das Ergebnis? Tabellarische und umfangreiche grafische Auswertungen zeigen sämtliche Potentiale des Unternehmens auf. 
Umsetzung inklusive
Unsere Kunden erhalten im Anschluss an die Datenharmonisierung und Potentialanalyse klare Handlungsempfehlungen und konkrete Lösungen im Sinne einer nachhaltigen Optimierung. Diese ganzheitliche Betrachtung – Harmonisierung, Analyse, Strategien zur Optimierung, sowie die Umsetzung dieser mit Hilfe stringenter vemap-Innovationen - ist eine unserer Stärken. Wir zeigen Potentiale nicht nur auf, sondern sind in der Lage, diese auch zu heben.

Bereiche, die von uns analysiert werden

Benchmark-Vergleiche

Zu wissen, wo man im Vergleich mit dem Wettbewerb steht, ist eine wichtige Orientierungsgröße. Die erfahrenen vemap- Experten  verfügen über sehr viele aktuelle Vergleichswerte in den unterschiedlichsten Materialgruppen und bedienen sich darüber hinaus auch externer Daten. Nichtsdestotrotz sind Vergleiche in Sachen Ausgaben problematisch, da die Umfänge der Lieferungen und Leistungen sehr unterschiedlich sein können und somit Kennzahlen von Unternehmen oft divergieren.

Dennoch ist es für Unternehmen wichtig, sich mit folgenden Fragestellungen auseinanderzusetzen:

- Wo steht das eigene Unternehmen im Vergleich zum Mitbewerb?
- Wie gehen Mitbewerber allgemein und jene mit gleichen Aufgabenstellungen im Besonderen vor?
- Worauf fußt der Erfolg von Mitbewerbern?

Ziele & Budget

Ziele basieren auf den allgemeinen Zielen eines Unternehmens, den augenblicklichen Gegebenheiten des Beschaffungsmarktes sowie den vorhandenen internen und externen Potenzialen. Vor dem Hintergrund dieses dynamischen Umfelds, das sich laufend verändert, ist eine ständige Überprüfung der Ziele nicht nur sinnvoll, sondern auch absolut notwendig. vemap schafft durch eine professionelle Potenzialanalyse die Basis, um von diesen Zielen klare Strategien für die Zukunft ableiten zu können. Strategien, die in einer zeitgemäßen und intelligenten Einkaufspolitik münden. Sind Ziele und Strategien einmal konkretisiert und festgelegt, können nun die Budgets erstellt werden. Diese werden von vemap den Gruppen „Regelbedarfe“, „Investitionsprojekte“ und „Auftragsprojekte“ zugeordnet.

Organisation & Steuerung

Einkaufsorganisation
Nachdem die Ziele, Strategien und Budgets festgelegt sind, wird die Einkaufsorganisation im Hinblick auf deren Kapazität und Qualifikation überprüft, um nicht nur die Versorgung sicherstellen zu können, sondern auch die optimalen Lieferanten zu den besten Bedingungen zeitgerecht auszuwählen.

Einkaufsrichtlinien 
Will ein Unternehmen die gesetzten Einkaufs- und Kostenziele erreichen, müssen im Vorfeld konkrete Richtlinien aufgestellt werden, die in einem für alle MitarbeiterInnen verbindlichen Handbuch zusammengefasst werden. Darin sind sämtliche Kompetenzen des Einkaufs und aller beteiligten Personen, sowie die Interaktion mit den übrigen Abteilungen geregelt.

Proaktive Steuerung
Um bestmögliche Konditionen für das eigene Unternehmen zu erzielen, ist eine proaktive Steuerung sämtlicher Einkaufsprojekte von entscheidender Bedeutung. Da ein großer Teil der Zukäufe wiederkehrend, also regelmäßig, stattfindet, wissen Einkäufer häufig bereits zu Jahresbeginn über eine Vielzahl ihrer abzuwickelnden Anfragen Bescheid. Sie sind somit in der Position, bereits im Vorfeld planen und Spitzen abdecken zu können. vemap liefert seinen Kunden ein Softwaremodul, das mit Hilfe eines Frühwarnsystems Bedarfsträger anweist, dem Einkauf Mengen und Spezifikationen bekanntzugeben