Dokumentenmanagement („only once Prinzip“)
"only one" bdeutet, dass Auftraggeber die bereits im Besitz von Eignungsnachweisen des Bieters sind, dürfen also die neuerliche Vorlage diese Unterlagen vom Unternehmer nicht noch einmal verlangen.
Die Handhabung von Eignungsnachweisen und anderen verfahrensrelevanten Dokumenten bei der Abwicklung von Verfahren ist für öffentliche Organisationen und für Bieter mit sehr großem Aufwand verbunden. Im neuen Bundesvergabegesetz 2018 wurde nun auch das sogenannte „only once Prinzip“ verankert. Auftraggeber die bereits im Besitz von Eignungsnachweisen des Bieters sind, dürfen also die neuerliche Vorlage diese Unterlagen vom Unternehmer nicht noch einmal verlangen. Das Dokumentenmanagement von vemap bietet seinen Kunden eine Softwarelösung, die dem Papierkrieg ein Ende macht und es ihnen ermöglicht, alle von Bietern erforderlichen Nachweise, Dokumente und Zertifikate völlig automatisiert und elektronisch einzufordern, zu archivieren und allen Zugriffsberechtigten innerhalb der Organisation zur Verfügung zu stellen. Mit dem Dokumenten- und Zertifikatsmanagement von vemap sparen Unternehmen bis zu 70 Prozent ihrer Prozesskosten.
Nachweise und Dokumente die Bieter bei einem Verfahren direkt am Beschaffungsportal hochladen, werden auch beim Bieter hinterlegt du können so für anderen Vergabeverfahren herangezogen werden. Berichtigungen oder Nachrichten werden rechtzeitig vor Ablauf eines Dokuments automatisch vom System an die entsprechenden Bieter gesendet. Die Bieter können somit alle geforderten Dokumente selbständig hochladen und aktuell halten. Ein Ampelsystem zeigt Ihnen übersichtlich den aktuellen Status an.