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Operativer Einkauf

Multilieferantenkatalog

Mit unserem Katalogsystem bieten wir unseren Kunden eine intelligente Einkaufslösung, mit der sie in kürzester Zeit zu benötigten Waren gelangen, egal ob Kategorie „A“, „B“, oder „C“ bzw. bestands- oder nicht bestandsgeführt – und Artikeldaten automatisch ins ERP-System übernehmen können. Damit erhalten Unternehmen eine umfassende Lösung, die Beschaffungsprozesse optimiert und transparent macht, sowie Bestellkosten und Einkaufspreise nachhaltig reduziert.

  • Die verhandelte Produktpalette diverser Lieferanten wird auf das Beschaffungsportal für den Abruf zur Verfügung gestellt
  • Einheitliches Bestellsystem mit einheitlichem Layout für alle BenutzerInnen
  • Keine Lizenzen für Einzelplatzlösungen – für die Besteller ist lediglich ein Internetzugang notwendig
  • Automatischer Abgleich von Materialstammdaten (Infosätze)
  • Individuelles Berechtigungssystem
  • Individuelles Freigabesystem (Budgetverwaltung)
  • Mehrsprachigkeit
  • Sachkonten- und Kostenstellenverwaltung
  • Liefergruppen
  • Kostenstellenzuordnungen
  • Kostenkontrolle erfolgt vor Bestellung und nicht bei Rechnungserhalt
  • Elektronische Übermittlung von Bestellungen an Lieferanten
  • Wareneingang am Portal möglich
  • Elektronische Gutschrift/Rechnungslegung mit digitaler Signatur
  • Individuelle Auswertungen und Bestellübersichten
  • Produktanalyse
  • Individuelle Schnittstellen zu ERP-Systemen wie z.B. SAP für Übernahme der Bestellungen

Bestellstatistik

Die Bestellstatistik bietet die Auswertung sämtlicher Bestellungen nach Zeitraum, Besteller, Kostenstelle, Kostenart und Lieferanten. Weiters erhält man eine völlig automatisierte ABC-Analyse aller bestellten Produkte, welche zwei Vorgangsweisen für eine Preisreduktion schafft:

  1. Es  zeigt konkret, bei welchen Lieferanten man welche Produkte bestellt bzw. große Umsätze hat. Dies bietet die Möglichkeit einer Neuverhandlung für bestimmte Produkte, um gezielte Nachlässe zu erlangen. 
  2. Das einkaufende Unternehmen kann mit der exakten Produktliste per Mausklick eine Ausschreibung anlegen. Damit werden mühsame Auswertungen von zumeist nicht bestandsgeführten Artikeln, die man benötigt, um eine Ausschreibung erstellen zu können, obsolet.

System-Anbindungen zur EDV des Lieferanten

IT-Anbindung der Lieferanten
Mit dem Multilieferantenkatalogsystem bieten wir unseren Kunden ein effizientes Einkaufsmodul, mit dem MitarbeiterInnen per Mausklick häufig benötigte Produkte von Lieferanten bestellen können. Für jeden Lieferantenkatalog wird eine eigene Schnittstelle hinterlegt, die dafür sorgt, dass die Bestellung den Lieferanten direkt erreicht. Wir bieten zwei Standardschnittstellen, tragen aber auch Lieferanten, die eine eigene, individuelle Schnittstelle benötigen, Rechnung:

a) Das Text-E-Mail
Besteller wählen im Katalog die aktuell benötigten Produkte aus, das System nimmt die Bestellung auf und generiert automatisch eine E-Mail mit allen relevanten Bestelldaten an die Adresse des Lieferanten.

b) E-Mail mit openTRANS-Datei
Auch in diesem Fall generiert das System automatisiert eine E-Mail mit einer openTRANS-Datei als Anhang. Während ein Textmail konventionell weiterverarbeitet werden muss, lassen sich openTRANS-Dateien automatisiert öffnen und direkt in ein ERP-System einspielen, sofern das ERP-System des Lieferanten diesen Standard unterstützt.

c) Individuelle Schnittstellen
In Zusammenarbeit mit dem Lieferanten können wir in kurzer Zeit individuelle Schnittstellen wie z.B. IDoc für SAP-Systeme, POST, ftp etc. programmieren und implementieren.

Welche Möglichkeiten bieten Schnittstellen?

Dokumentenmanagement

Unternehmen benötigen in der Regel eine Vielzahl an Dokumenten und Zertifikaten von ihren Lieferanten, um Qualität sicherzustellen. Deren Handhabung verlangt vom Dokumentenaustausch bis zur Archivierung jedoch enorme Personalressourcen und stellt einen hohen Kostenfaktor dar.

Wir bieten unseren Kunden eine Softwarelösung, die es ihnen ermöglicht, alle von Lieferanten erforderlichen Dokumente und Zertifikate völlig automatisiert und elektronisch auszutauschen und zu archivieren. Mit unserem Dokumenten- und Zertifikatsmanagement sparen Unternehmen bis zu 70 Prozent ihrer Prozesskosten.