Der Fahrplan zur verpflichtenden e-Vergabe

Papier ist nicht nur geduldig, sondern auch teuer! Zu dieser Erkenntnis kam die Europäische Kommission bereits 2006 und hat mit ihrer Initiative i2010 einen Aktionsplan auf den Weg gebracht, um Verwaltungsstrukturen sowie -abläufe zu optimieren und Kosten zu sparen. Die Einführung von durchgängigen elektronischen Vergabeverfahren hat jedoch nicht nur Auswirkungen in puncto Effizienz und Kostenoptimierung, sondern führt durch die festgelegten Verfahrensschritte zu mehr Transparenz und Rechtsicherheit. Einen weiteren Vorteil stellen die bessern Konditionen dar: Aufgrund des automatisierten Vergabeverfahrens können die Auftraggeber einen breiteren Bieterkreis ansprechen und über den gesteigerten Wettbewerb, günstigere Einkaufspreise.

Damit öffentliche Gelder effizienter genutzt werden, wurden von der Europäischen Kommission neue Vergaberichtlinien (RL) beschlossen.

• Richtlinie klassischer Bereich 2014/24/EU (ersetzt RL 2004/18/EG)
• Sektorenrichtlinie 2014/25/EU (ersetzt RL 2004/17/EG)
• Konzessionsrichtlinie 2014/23/EU (neu)

Ziel ist es, Kosten zu senken und die Dauer der Vergabeverfahren verkürzen. Deshalb hat die Europäische Kommission eine Untersuchung unter dem Deckmantel der „Modernisierung des öffentlichen Auftragswesens“ durchgeführt um genaue Kosten für Vergabeverfahren zu ermitteln. Vorschläge hierzu reichen von einer Selbstauskunft für Unternehmen über die Reduktion der vorgesehenen Nachweispflichten, der Anhebung der EU Schwellenwerte bis hin zur Einführung umweltbezogener oder sozialer Kriterien bei der Auftragsvergabe. Ein Punkt aber, der bestimmt die meisten Veränderungen aber auch Vorteile mit sich bringen wird, ist die Einführung der verpflichtenden elektronischen Beschaffung.

Der Zeitplan für die Umsetzung der e-Vergabe steht fest:

• daher ausschließlich elektronische Kommunikation in Vergabeverfahren ab 18.4.2016
• Frist erstreckbar für zentrale Beschaffungsstellen bis 18.4.2017
• für sonstige Auftraggeber bis 18.10.2018 (Art 22 Abs 1, Art 90)

Die Vorteile der elektronischen Vergabe liegen auf der Hand

Von der elektronischen Vergabe profitieren Auftraggeber & Auftragnehmer gleichermaßen – und zwar entlang der gesamten Prozesskette - von der Bekanntmachung über die elektronische Abgabe bis zur Zuschlagserteilung und Bestellung.

Automatisierte & standardisierte Abläufe

• Weniger Fehler durch  vorgegebener Abläufe und Prozesse
• Daten werden automatisch ausgewertet und verarbeitet (z.B.: Preisvergleich und Bestbieterbewertung per Mausklick - weitere Informationen finden Sie hier)
• Elektronische Kommunikation
•  Papierloses Vergabeverfahren (Nachhaltigkeit!)
• Einfache Einbindung externer Personen z.B.: der Planer, etc.
• Klare, interne Genehmigungsabläufe und Freigabeberechtigungen

Kosten werden reduziert

• Wettbewerb & reduzierte Preise durch mehr Angebote
• Weniger Aufwand mit der Abwicklung der Verfahren
• Schnellere Bearbeitungszeiten wegen automatisierter Abläufe
• Vereinfachte Prüfung der Angebote (Preisvergleich per Mausklick , keine Rechenfehler oder unvollständige Angebote- weitere Informationen finden Sie hier)
• Weniger Rückfragen bei Vergaberechtsexperten wegen vorgegebener Abläufe und Prozesse

Rechtssicherheit & Transparenz wird erhöht

• Bundesvergabegesetz wird lückenlos eingehalten
• Interne Richtlinien & Berechtigungen werden penibel umgesetzt
•  Anforderungen an eine lückenlose Dokumentationspflicht werden gewährleistet
• Dokumentierte Gleichbehandlung
• Weniger Einsprüche durch vorgegebene & transparente Abläufe
• Transparente Vergabeprozesse
• Einfacher und leichter Zugang zu Vergabeverfahren für alle Anbieter (KMU!)
•  Revisionssicher