Elektronische Formblätter inkl. Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)

Ziel des Softwaremoduls eAusschreibungen ist es, das gesamte Verfahren vollelektronisch und ohne Medienbrüche abzuwickeln. Das bedeutet, dass die Verfahrensunterlagen „ nur zum Lesen“ da sein sollten und alle  Informationen die man vom Bewerber und Bieter benötigt, direkt im Beschaffungsportal eingegeben werden. Einer der wesentlichen Punkte dafür ist, die Abbildung von sogenannten elektronischen Formblättern. Elektronische Formblättern sind online Formulare die ausfüllbare PDF ersetzen sollen. Die Bewerber und Bieter müssen alle geforderten Informationen direkt in die elektronischen Formblätter eintragen. Nur wenn alle Formblätter richtig und vollständig ausgefüllt sind, dann der Teilnahmeantrag bzw. das Angebot abgeben werden!

Die Formblätter werden auf die Ausschreibungsunterlagen des Auftraggebers abgestimmt  bzw. der Kunde kann aus einer Vielzahl von Formblättern von vemap zugreifen.  Je Verfahren kann dann aus den abgestimmten Formblättern ausgewählt werden. User des Auftraggebers haben somit immer auf rechtsichere Formblätter für alle Verfahrensarten Zugriff.

Beispiele für elektronische Formblätter:

• Erklärung einer Bewerber-/Bietergemeinschaft
• Liste allfälliger Subunternehmer
• Eigenerklärung betreffend Eignung
• Erklärung über Umsatzerlöse
• Unternehmensreferenzen
• Angaben zum Schlüsselpersonal
• Zusatzpunkte für Lehrlinge und Mitarbeiter 50+
• Ökologische Kriterien - Kilometerentfernung

Daten die in die Formblätter eingetragen werden, werden nicht nur auf Vollständigkeit überprüft, sondern werden auch an die entsprechenden Stellen im System abgespeichert. So werden die Daten der Bietergemeinschaft bereits richtig in das Öffnungsprotokoll und die  Zuschlagsentscheidung gespeichert, damit dem Auftraggeber hier keine Fehler passieren können.  Zuschlags- oder Auswahlkriterien werden in die Bestbieterbewertung übertragen und die Punkte werden entsprechen der Gewichtung richtig berechnet.  Die Daten der Subunternehmer aus dem Formblatt Subunternehmererklärung werden nach der Zuschlagserteilung über eine Schnittstelle automatisch an die Baustellendatenbank (BUAG) übermittelt.

Beispiel Formblatt Subunternehmererklärung:

Fazit: Das System gibt allen Anbietern präzise vor, welche Informationen sie dem Auftraggeber zur Verfügung stellen müssen. Sind nicht alle Informationen an der entsprechenden Stelle eingefügt, kann der Teilnahmeantrag oder das Angebot nicht abgegeben werden. Daten werden nur einmal eingeben und werden an weitere Stellen übertragen. Damit nutzt man die Vorteile und Einsparungspotentiale der e-Vergabe!

Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)

Neu im Bundesvergabegesetz 2018 ist die Verwendung des sogenannten Standardformulars für die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (kurz EEE genannt). Ziel dieser – sehr umfangreichen - Europäische Eigenerklärung ist, eine in allen EU-Mitgliedstaaten einheitliche Form der Eigenerklärung und somit eine Vereinfachung für die Bieter und Auftraggeber, weil immer derselbe Standard zu verwenden ist.

Das Standardformular der EEE ist eine XML-Datei uns ist nur für den elektronischen Datenaustausch gedacht - keine Papierform! Bewerber und Bieter können sich also einmal das gesamte Standardformular ausfüllen und dann bei allen Vergabeverfahren übermitteln.

Um nicht mit einer XML-Datei arbeiten zu müssen – wie der Online-Dienst der EU-Kommission vorschlägt (Siehe Online-Dienst der EU-Kommission) haben auch die Einheitliche Europäische Eigenerklärung als eigenes elektronisches Formblatt direkt in den Verfahren abgebildet. Unsere Kunden können also direkt im Verfahren die geforderten Informationen im Standardformular der EEE vorgeben und die Bewerber und Bieter können dann entweder die bereits ausgefüllte XML-Datei importieren ODER direkt an Beschaffungsportal im online Formular ausfüllen.